Se vuoi un solo motivo per leggere questo articolo ti dico che: senza la definizione e il monitoraggio dei KPI aziendali il tuo business è a serio rischio fallimento.
Forse ti sembrerò esagerato ma posso assicurarti che questa affermazione difficilmente può essere smentita.
La valutazione delle performance aziendali può avvenire solo attraverso una precisa attività di controllo dei dati fondamentali sui quali il management può basare le scelte strategiche e operative.
I dati da raccogliere e analizzare sono quelli che riguardano i KPI aziendali.
Ho deciso di scrivere questo articolo per approfondire il tema degli indicatori chiave delle performance aziendali proprio perché lo ritengo un argomento fondamentale.
Continuando a leggere scoprirai cosa sono i KPI aziendali, a cosa servono e come individuarli con alcuni esempi di KPI che possono essere utilizzati in qualsiasi azienda.
Iniziamo subito!
Cosa sono i KPI aziendali: definizione e significato
Prima di dare una definizione di KPI aziendale partiamo dalla sigla.
KPI è l’acronimo di Key Performance Indicator che si può tradurre in italiano con “Indicatore Chiave di Performance”.
I KPI possono essere definiti per qualsiasi tipologia di performance ed è quindi importante contestualizzare l’ambito a cui si riferiscono.
Ecco perché in riferimento al contesto di un’azienda o di un business, si parla di KPI aziendali.
Voglio darti una definizione semplice di KPI aziendali in modo che tu possa fissarla bene in mente.
I KPI aziendali sono tutti quegli indicatori chiave che misurano l’efficacia di una performance e l’andamento dei processi aziendali in relazione agli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere.
Si tratta essenzialmente di dati relativi a specifiche attività aziendali, raccolti per capire lo stato di salute dell’azienda, i progressi fatti, i punti di forza e le aree di miglioramento.
In sostanza ti permettono di valutare le performance aziendali, capire dove e come intervenire per migliorarle e prendere decisioni importanti sulla base di dati concreti.
Entriamo più nel dettaglio per quanto riguarda i vantaggi e i benefici dei KPI in azienda.
A cosa servono i KPI aziendali: 7 vantaggi principali
Ho già sintetizzato perché sono utili i KPI aziendali, ma è giusto approfondire questo aspetto per comprendere i benefici che può portarti la definizione e il monitoraggio dei KPI.
La lista è molto lunga, ma lasciami sottolineare quelli che reputo i 7 vantaggi principali dei KPI aziendali:
- misurano l’efficacia delle performance aziendali
- aiutano a definire gli obiettivi aziendali sulla base di dati concreti
- sono dati inequivocabili e che rappresentano dettagliatamente lo stato delle attività
- tengono traccia dei progressi dell’azienda in ogni area
- evidenziano eventuali problematiche aziendali
- facilitano le decisioni con un approccio data-driven
- identificano le aree di miglioramento e tutti i processi inefficienti
Se già pensi solo a questi vantaggi e soprattutto a come facilitano il tuo lavoro di imprenditore o manager, credo che non ci siano dubbi sull’importanza dei KPI aziendali.
Vediamo ora quali caratteristiche deve avere un KPI aziendale efficace.
Caratteristiche di un KPI utile
Tutti i dati raccolti possono essere “spacciati” per KPI, ma c’è una sostanziale differenza.
Mi piace infatti sottolineare che quando parliamo di KPI, il riferimento è a indicatori chiave ovvero dati che misurano e rappresentano l’impatto di una specifica performance in relazione all’obiettivo prefissato.
Per far sì che un KPI sia davvero utile è importante che abbia le seguenti caratteristiche:
- rilevante ovvero fornisca dati importanti per valutare e prendere decisioni
- misurabile ovvero espresso in numeri e valori concreti
- continuativo ovvero misura qualcosa che si manifesta nel tempo e non una-tantum
Se rispetta queste tre caratteristiche il KPI può essere funzionale alla valutazione delle performance.
Come fare ad individuare i KPI aziendali con queste caratteristiche e che possono dare un contributo importante alle decisioni del management?
Te lo spiego nel prossimo paragrafo.
Come definire e individuare i KPI aziendali
Definire i KPI aziendali più utili per il tuo business è un’attività che necessita di grande attenzione ai dettagli e di conoscenze approfondite dei processi aziendali.
Solitamente questa attività si sviluppa in diverse fasi ed ora voglio condividere i passaggi principali per individuare i KPI aziendali più utili:
- definisci gli obiettivi a breve e lungo termine e quelli di ogni area aziendale;
- fai un elenco dei KPI a cui puoi accedere in base agli obiettivi prefissati;
- individua i KPI più pertinenti e più rilevanti per valutare la performance specifica;
- definisci i valori target ottimali per ogni KPI così da poter fare un confronto;
- monitora sempre i KPI per poter intervenire in tempo su eventuali problematiche.
Queste sono le fasi principali per individuare i KPI aziendali. Facile a dirsi, molto meno a farsi e te lo posso confermare visto che si tratta di una delle attività che gli imprenditori mi affidano più frequentemente come Performance Management Specialist.
Ovviamente il processo dipende molto anche dalla complessità aziendale e dalle performance da misurare.
Creare un sistema di KPI è cruciale, quindi se non ti senti sicuro e vuoi essere certo di individuare gli indicatori chiave per poter prendere decisioni efficaci, contattami e ti guiderò io in questo processo delicatissimo.
Vediamo ora le tipologie di KPI aziendali e alcuni esempi.
Tipologie di KPI aziendali
Data la complessità di un’azienda e le varie aree da cui è composta, sono tanti e diversi i KPI aziendali che possiamo individuare.
Iniziamo con una prima distinzione tra:
- KPI aziendali generali che si riferiscono all’andamento complessivo dell’azienda;
- KPI aziendali di reparto che sono quelli relativi alle singole aree dell’azienda.
Un’altra distinzione comune, è quella che individua tre tipologie di KPI aziendali:
- KPI quantitativi definiti da numeri che misurano una determinata performance (es. numero di prodotti venduti);
- KPI di processo ovvero indicatori che delineano un trend in base a performance collegate tra loro (es. % di persone che hanno completato l’acquisto sul totale delle visite al sito e-commerce);
- KPI qualitativi ovvero quelli non numerici ma che vengono elaborati tramite sondaggi di valutazione (es. grado di soddisfazione dei clienti).
Queste sono le macro-categorie di KPI aziendali.
Entriamo più nel dettaglio e vediamo qualche esempio concreto.
KPI aziendali esempi
Dopo aver visto le tipologie, voglio farti alcuni esempi di KPI da cui prendere spunto.
Sono KPI che si riferiscono sia alle performance aziendali in generale, sia a specifici reparti presenti nella maggior parte delle aziende.
KPI aziendali generali
- Fatturato totale
- Ricavi totali
- Ricavi per cliente
- Margine di profitto
- Costo di acquisizione cliente
- Customer lifetime value
- Valutazione della soddisfazione dei dipendenti.
KPI vendita
- Volume totale delle vendite per prodotto o servizio
- Nuovi lead in entrata
- % di conversione dei lead
- Valore medio di una vendita
- % di upselling e cross-selling
- Tempo medio del ciclo di vendita
- Grado di soddisfazione del supporto del venditore nel processo di acquisto.
KPI marketing
- Numero di lead qualificati provenienti da attività di marketing
- Costo per lead
- ROI della spesa pubblicitaria
- % di traffico a pagamento diretto al sito web
- Copertura sui social media
- Numero di persone iscritte alla newsletter
- Tasso di apertura delle newsletter
KPI risorse umane
- Numero di dipendenti assunti in un anno
- Retribuzione Annuale Media di ogni dipendente
- Tasso di assenteismo
- Numero di persone licenziate o dimesse
- Curriculum Vitae ricevuti
- Numero di ore investite nella formazione dello staff
- Grado di soddisfazione dei dipendenti
Come creare un sistema di KPI efficace
In conclusione di questo lungo approfondimento sui KPI aziendali voglio darti due consigli.
Il primo è di leggere questo caso studio di un mio cliente, che grazie ad un sistema di KPI (mai avuto prima) ha migliorato in maniera incredibile i risultati della sua azienda, tra l’altro in un settore che all’epoca era in forte crisi.
Questo per farti capire l’importanza della misurazione delle performance aziendali.
Il secondo è di non sottovalutare questa attività.
Creare un sistema di KPI efficace ti permette di capire in che direzione sta andando la tua azienda e prendere decisioni con più facilità.
Se pensi di non avere le competenze adatte o di aver bisogno di un supporto nella definizione e identificazione dei KPI aziendali più utili, non preoccuparti.